PEMBUATAN SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN TUNAI PERUSAHAAN BARU (ADELSHAY’S COLLECTION)

SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN TUNAI ADELSHAY’S COLLECTION

Informasi Perusahaan :

Adelshay’s Collection merupakan sebuah perusahaan dagang yang telah berdiri sejak tanggal 15 April 2015 lalu. Perusahaan ini menjual jenis pakaian remaja ala Korea dengan kualitas ORIGINAl atau ORI. Sehingga, walaupun dijual dengan harga yang cukup fantastis perusahaan ini tetap dapat bersaing dalam pangsa pasar. Pelanggan dari perusahaan ini sebagian besar berasal dari anak – anak kelas atas, bahkan tidak sedikit berasal langsung dari aktris dan aktor asal Korea dan Indonesia. Namun, seiring perkembangan zaman perusahaan ini ingin mengganti prosedur penjualan tunai yang rasa oleh perusahaan prosedur penjualan tunai sebelumnya sudah tidak sesuai lagi dengan perkembangan perusahaan yang semakin pesat.

Adelshay’s Collection menjual produknya melalui hasil dari proses pembelian tunai yang dipesan langsung ke beberapa designer terkenal dengan bahan yang pilihan, sehingga menghasilkan produk yang bernilai jual tinggi. Dengan mendapatkan produk yang bernilai jual tinggi, perusahaan yang bernama “Adelshay’s Collection” ini akhirnya menjual barangnya secara tunai yang disetiap penjualannya dikenakan biaya PPN sebesar 10% yang ditanggung oleh si pembeli.  

Struktur Organisasi :

 

Informasi Tambahan :

Bagian yang terlibat dalam sistem akuntansi penjualan tunai ini adalah bagian penjualan, bagian gudang, bagian penerimaan kas (kasir), dan bagian akuntansi, dengan tugas sebagai berikut :

1.      Direktur

a.       Menetapkan kebijakan dan tujuan perusahaan

b.      Mengambil keputusan sehubungan dengan kegiatan perusahaan

c.       Mengawasi jalannya kegiatan perusahan

d.      Menjadi juru bicara direktur saat rapat

2.      Asisten Direktur

a.       Mengatur jadwal kegiatan direktur

b.      Membantu direktur dalam mendokumentasikan kegiatan

c.       Menemani direktur setiap kegiatan yang berhubungan dengan perusahaan

3.      Wakil Direktur

a.       Membantu dalam menetapkan kebijakan dan tujuan perusahaan

b.      Membantu dalam pengambilan keputusan yang sehubungan dengan kegiatan perusahaan

c.       Menjadi media komunikator antara direktur dan manajer sehubungan dengan prospek perusahaan

d.      Membantu dalam mengawasi jalannya kegiatan perusahaan

e.       Memeriksan setiap laporan utama yang harus disetujui oleh direktur

f.       Menjadi media komunikator aktif dalam menjalin kerja sama yang menguntungkan dengan pihak eksternal atas usulan dari manajer yang bersangkutan dibidangnya.

4.      Asisten Wadirek (Wakil Direktur)

a.       Mengatur jadwal kegiatan wakil direktur

b.      Membantu wakil direktur dalam mendokumentasikan kegiatan

c.       Menemani wakil direktur setiap kegiatan yang berhubungan dengan perusahaan

d.      Menjadi juru bicara saat rapat dengan klien (pihak eksternal yang diajak kerja sama)

5.      Manajer Keuangan

a.       Menentukan kebijakan yang berhubungan dengan keuangan

b.      Menentukan strategi perusahaan yang berhubungan dengan peningkatan laba agar mencapai target yang telah ditentukan oleh direktur

c.       Memberikan dorongan motivasi kepada karyawan, guna membangun kinerja karyawan untuk lebih baik lagi kedepannya

d.      Menentukan strategi yang efektif mengelola biaya-biaya yang dikeluarkan perusahaan agar sekecil mungkin

e.       Memeriksa dan menandatangani laporan keuangan yang telah dibuat setiap akhir periode

f.       Melakukan kerja sama kepada pihak eksternal yang berhubungan dengan pembelian produk

g.      Melakukan otorisasi atas pengeluaran kas di atas Rp100.000.000

h.      Melakukan pengawasan terhadap mutasi keuangan yang terjadi disetiap bagian

6.      Manajer Pemasaran

a.       Menentukan kebijakan yang berhubungan dengan pemasaran produk

b.      Menentukan strategi perusahaan yang berhubungan dengan peningkatan jumlah penjualan atas produk yang dipasarkan

c.       Menjaga dan meningkatkan jumlah pelanggan atas kepuasan kualitas produk sesuai dengan target yang telah ditetapkan oleh direktur

d.      Memberikan dorongan motivasi kepada karyawan khususnya karyawan yang berada di lapangan, guna membangun kinerja karyawan untuk lebih baik lagi kedepannya

e.       Menjalin kerja sama dengan pihak eksternal yang berhubungan dengan pemasaran dan pengenalan produk kepada masyarakat baik melalui iklan elektronik maupun non-elektronik.

7.      Manajer Personalia

a.       Menentukan kebijakan yang berhubungan dengan sumber daya manusia

b.      Menentukan strategi perusahaan dalam perekrutan dan sasaran karyawan baru

c.       Menentukan persyaratan untuk penerimaan karyawan baru

d.      Memberikan dorongan motivasi kepada setiap karyawan guna menjalin hubungan yang lebih baik lagi kedepannya

8.      Manajer Operasional

a.       Menentukan kebijakan yang berhubungan dengan kegiatan operasional perusahaan (bagian gudang)

b.      Menentukan strategi perusahaan dalam sistem pencatatan mutasi produk

c.       Menentukan strategi penyimpanan produk agar kemungkinan produk cacat adalah 0,99% dari 100%

d.      Memberikan dorongan motivasi kepada setiap karyawan guna menjalin hubungan yang lebih baik lagi kedepannya

e.       Menginformasikan stok persediaan barang di gudang  ke manajer keuangan

9.      Bagian Akuntansi

a.       Menerima faktur penjualan dari bagian penerimaan kas

b.      Menginput ke dalam aplikasi khusus untuk mencatat jurnal penerimaan kas atas penjualan tunai

c.       Mengarsipkan faktur penjualan dan mencocokan jumlah kas yang diterima

d.      Menerima faktur pembelian dari bagian pengeluaran kas

e.       Menginput ke dalam aplikasi khusus untuk mencatat jurnal pengeluaran kas atas pembelian produk

f.       Menyusun dan mencetak laporan keuangan yang akan diserahkan kepada manajer keuangan setiap akhir periode

g.      Menerima laporan stok persediaan barang di gudang yang untuk di jual dan mengestimasikan jika persediaan kurang dari jumlah persediaan minimum maka harus dilakukan pembelian

h.      Menginformasikan ke bagian pengeluaran kas (tim pembelian) untuk membeli stok persediaan barang yang akan dijual

10.  Bagian Penerimaan Kas (Kasir)

a.       Menerima pembayaran atas penjualan tunai produk

b.      Menginput ke dalam mesin kasir guna menghasilkan dan mencetak register kas

c.       Memberikan cap lunas di faktur penjualan

d.      Membandingkan kode faktur penjualan dari pelanggan dan dari bagian penjualan, setelah itu langsung memberikan barang yang telah dibandingkan sesuai dengan faktur penjualan ke pelanggan

e.       Memasukkan uang yang diterima ke dalam mesin pengecek keaslian uang dan menyimpan/memasukkan uang tersebut secara sementara ke dalam mesin kasir

f.       Pada setiap harinya, bagian kasir menyisihkan uang pecahan sebesar Rp500.000 (Sistem Dana Tetap)

g.      Menghitung total penerimaan kas setiap akhir jam kerja lalu memasukkan uang tersebut ke dalam brankas. Keesokkan harinya uang tersebut langsung di setorkan ke dalam bank.

11.  Bagian Pengeluaran Kas (Tim Pembelian)

a.       Mengeluarkan cek atas semua pengeluaran kas diatas Rp2.000.000

b.      Menerapkan sistem dana tetap pada kas kecil dengan batas maksimum sebesar Rp2.000.000

c.       Menentukan pemasok(designer) untuk produk yang akan dijual

d.      Memesan dan membeli barang yang akan dijual

e.       Melakukan pembayaran atas pembelian barang yang telah disetujui

f.       Meminta otorisasi kepada manajer keuangan apabila pembelian atau pengeluaran kas di atas Rp100.000.000

g.      Melakukan pembelian atas perlengkapan & peralatan yang diperlukan perusahaan

12.  Bagian Penjualan

a.       Memberikan pelayanan yang prima kepada pelanggan

b.      Membuat faktur penjualan yang berisi kode & jenis barang, ukuran, kuantitas, harga satuan, jumlah beserta PPN yang dikenakan dan total keseluruhan kepada pelanggan yang ingin membeli

c.       Menghubungi bagian gudang untuk mengkonfirmasi produk yang diinginkan oleh pembeli

d.      Menerima barang/produk dari bagian gudang yang sesuai dengan faktur penjualan beserta fakturnya 

e.       Memberikan barang beserta faktur penjualan ke bagian penerimaan kas (kasir)

f.       Mengarsipkan faktur penjualan

13.  Bagian SDM

a.       Mempersiapkan dan melaksanakan tes untuk perekrutan karyawan baru

b.      Melakukan perekapan calon karyawan yang lulus tes dan menginformasikan pengumuman hasil tes kepada karyawan yang diterima/lulus melalui email

c.       Melakukan pelatihan kepada karyawan baru yang diterima sebelum masa kerja

d.      Membuat absensi/daftar hadir dan membuat rekapannya

e.       Membuat laporan gaji karyawan berdasarkan absensi/daftar hadir

f.       Membuat slip gaji dan menghitung bonus, tunjangan-tunjangan dan upah lembur karyawan

14.  Bagian Gudang

a.       Menyimpan barang/produk yang telah dibeli untuk dijual kembali

b.      Menerima faktur penjualan dari bagian penjualan

c.       Menyiapkan barang yang di inginkan oleh pelanggan sesuai faktur penjualan

d.      Menginput mutasi pengeluaran produk/barang yang dikeluarkan ke kartu gudang  melalui aplikasi khusus

e.       Memberikan barang ke bagian penjualan beserta faktur penjualan

f.       Menghitung persediaan produk/barang yang ada di dalam gudang tiap akhir jam kerja

g.      Membuat laporan persediaan barang yang akan diserahkan ke manajer operasional

Prosedur Penjualan Tunai :

1.      Prosedur Order Penjualan

No.	Kegiatan Klerikal	Bagian yang Terlibat
1.	Menerima order pembelian dari pelanggan yang datang dan ingin membeli	1.     Bagian penjualan
2.	Membuat faktur penjualan sebanyak 3 rangkap (yang berisi kode & jenis barang, ukuran, kuantitas, harga satuan,  jumlah, beserta PPN yang dikenakan dan total keseluruhan) -       Rangkap pertama diberikan kepada pelanggan -       Rangkap kedua diberikan ke bagian gudang sementara lalu diberikan ke bagian penerimaan kas melalui bagian penjualan -       Rangkap ketiga diarsipkan oleh bagian penjualan	1.    Bagian Penjualan 2.    Bagian Gudang 3.    Bagian Penerimaan Kas
3.	Mencocokan barang sesuai dengan faktur penjualan rangkap pertama dan memperlihatkan barang ke pelanggan apakah telah sesuai dengan keinginan pelanggan	1.    Bagian Penjualan
4.	Memberikan barang dari bagian gudang yang diterima oleh bagian penjualan ke bagian penerimaan kas (kasir)	1.    Bagian Gudang 2.    Bagian Penjualan 3.    Bagian Penerimaan Kas
5.	Bagian penjualan mengarsipkan faktur penjualan rangkap ketiga	1.    Bagian Penjualan

2.      Prosedur Penyerahan Barang

No.	Kegiatan Klerikal	Bagian yang Terlibat
1.	Bagian penjualan menyerahkan faktur penjualan rangkap kedua ke bagian gudang untuk mencari dan mencocokan barang yang diinginkan oleh pelanggan	1.    Bagian Penjualan 2.    Bagian Gudang
2.	Bagian gudang menginput mutasi pengeluaran barang ke dalam kartu gudang melalui aplikasi khusus	1.    Bagian Gudang
3.	Bagian gudang menyerahkan barang sesuai dengan faktur penjualan rangkap kedua ke bagian penjualan beserta faktur penjualan rangkap kedua	1.    Bagian Gudang 2.    Bagian Penjualan
4.	Bagian penjualan menyerahkan barang yang telah diterima dari bagian gudang ke bagian penerimaan kas (kasir) beserta faktur penjualan rangkap kedua	1.    Bagian Penjualan 2.    Bagian Penerimaan Kas (Kasir)
5.	Bagian penerimaan kas (kasir) menyerahkan barang ke pelanggan setelah pelaggan melunasi pembayaran	1.    Bagian Penerimaan Kas (Kasir)

3.      Produr Penerimaan Kas

No.	Kegiatan Klerikal	Bagian yang Terlibat
1.	Menerima faktur penjualan rangkap kedua beserta barang yang dijual dari bagian penjualan	1.    Bagian Penerimaan Kas (Kasir) 2.    Bagian Penjualan
2.	Menerima pembayaran dari pelanggan dan mencocokan barang dengan faktur penjualan rangkap kedua dan pertama	1.    Bagian Penerimaan Kas (Kasir)
3.	Mengecek keaslian uang dari pelanggan melalui mesin pengecek keaslian uang	1.    Bagian Penerimaan Kas (Kasir)
4.	Mencetak register kas setelah melakukan pencocokan dan menyerahan barang beserta faktur penjualan rangkap pertama yang telah di cap lunas ke pelanggan	2.    Bagian Penerimaan Kas (Kasir)
5.	Menyimpan total uang yang diterima dari pelanggan atas penjualan tunai yang terjadi pada hari itu ke dalam brankas, lalu pada keesokkan harinya karyawan yang di percaya oleh perusahaan untuk menyetorkan uang tersebut ke bank	1.     Bagian Penerimaan Kas (Kasir)
6.	Memberikan faktur penjualan rangkap kedua ke bagian akuntansi yang telah di cap lunas untuk di tindak lanjuti oleh bagian akuntansi	2.     Bagian Penerimaan Kas (Kasir) 3.     Bagian Akuntansi

4.      Prosedur Pencatatan Penjualan

No.	Kegiatan Klerikal	Bagian yang Terlibat
1.	Bagian akuntansi menerima faktur penjualan rangkap kedua yang telah diberi cap lunas dari bagian penerimaan kas (kasir)	1.    Bagian Penerimaan Kas (Kasir) 2.    Bagian Akuntansi
2.	Menginput ke dalam aplikasi khusus untuk mencatat jurnal penerimaan kas atas penjualan tunai	1.    Bagian Akuntansi
3.	Mencocokan total penjualan yang telah dijurnal dengan uang kas yang disetorkan melalui bank	1.    Bagian Akuntansi
4.	Mengarsipkan faktur penjualan rangkap kedua yang telah di input ke dalam aplikasi khusus untuk menjurnal	1.    Bagian Akuntansi

Formulir yang digunakan :

1.      Faktur Penjualan 3 Rangkap

Catatan yang digunakan :

1.      Jurnal Penerimaan Kas

2.      Kartu Gudang

3.      Register Kas

Data yang dibutuhkan dan rancanga formulir pencatatan :

1.      Faktur Penjualan

Adelshay’s Collection                                                         Jl. Ajusshi No.1 Blok A Jakarta Timur, Indonesia                                                                                                   No. Faktur : …………….                                                                                                                                                 Tanggal     : …/…/….…. Kepada : ……………………………………..                   ……………………………………..                                                                    FAKTUR PENJUALAN No. Kode Barang Jenis Barang Ukuran Kuantitas Harga Satuan Jumlah 1. 2. … Jumlah PPN 10% Total                                                                                                                                                 Hormat kami, Bagian Penjualan               ,                                                                               Bagian Penerimaan Kas,                                                                                                                                              (          )                                                                                             (         )

 

2.      Jurnal Penerimaan Kas

3.      Kartu Gudang

4.      Register Kas